学校法人 大和学園ブログ
大和学園の事務局担当者のブログです。taiwaの最新情報や京都にまつわる話等日々配信中

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ルールは破られるためにある?!

【投稿日時】2019年03月07日(木)11:20 【カテゴリ】職場環境

私達の業務は「ルールを守る」という前提ですすんでいますが、こと安全に関してはそれでは通らないことがあります。

 「マニュアルを逸脱する従業員などいるわけない」という気持ちが、事故を見えなくすることがあります。

ある食品会社の工場では、フォークリフトが周りの人との接触事故を防ぐため、フォークリフトが動いている間は、周囲の人間はフォークリフトの3m以内に絶対近づかないという規定を作成し、現場に厳守を誓わせたそうです。

 しかし、普段工場内に入らない事務の職員が初めて現場に入ることがあり、それが事故に結びつきました。事務員は、作業中の従業員に連絡事項があったので、「3m以内」に近づくしかありませんでした。また、他社からの訪問者も、その人なりの常識にしたがって行動します。

「周りにいる人は安全のルールを守ってくれる」と作業者が思い込むことこそ危険だったのです。

 学校という場においても、様々な部署があり、学校全体でのルールは認知していたとしても、各部署内での決まり事などは把握できていないことがあります。

自らの中では広範囲での常識やルールだと思っていることが、実はごく身近な人だけのものになっていないかなど、マニュアルを逸脱する人が「必ずいる」ことを想定して業務に取り組んでまいりたいと思います。

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学生の目線で考えることの大切さ。

【投稿日時】2019年02月22日(金)11:18 【カテゴリ】京調校,職場環境,製菓校

こんにちは!

京都調理師専門学校 管理部のMです。

今日は「学生の目線で考えることの大切さ」についてお話ししたいと思います。

 

これまで自ら経験したことを踏まえて、様々な状況に対応出来る準備を事前にしておくことや、予想外の状況に陥った際、柔軟に対応出来る力を日頃から身に付けていることが大切だと改めて感じています。

私が携わっている業務の中に、日本学生支援機構の奨学金に関する業務がありますが、先生方のように、日頃は学生と接する機会があまり無いため、申込から卒業前までの手続きについての学生指導には、頭を悩ますことも多くあります。

今年の入学生では、誓約書に【緑色のボールペンで名前を記入】【印鑑の上下を逆に押印】 など、私の常識では考えられないことが起こりました。そのような学生に対して、

一瞬唖然とする一方、いかに自分を中心として事前の説明を行っていたか、学生の目線で物事を考えていなかったのだと気付きました。

 

この業務には10年以上携わっていますが、担当となった当初の頃と現在の学生とでは、同じような対応では理解させることが難しいと実感しています。

 

自分にとっては当たり前のことであっても学生にとっては初めてのこともあるでしょう。読むことを極力嫌う現在の学生に対して、より見やすく解りやすい説明文を作成するなど、まだまだ試行錯誤の中で指導を続けています。

将来社会に出た時に学生が想定外のこととして困らないよう、学生の目線に立つことを忘れず、今後も一つひとつ丁寧に指導を行っていきたいと思います。

学生対応

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新規採用者フォローアップ研修2018

【投稿日時】2018年09月04日(火)16:18 【カテゴリ】職場環境

2018年8月6日、1年目を対象とした研修を実施しました。

 

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学校としてSNSの付き合い方、ポリシーなど

【投稿日時】2018年07月01日(日)09:20 【カテゴリ】職場環境

教職員の皆さん、こんにちは。事務局のFです。暑くなってきましたね。。。

さて、すでにご承知のとおり、SNSに関連する規定を大和学園では策定しています。

SNS便利だが、、、学校法人としてどう対応していくか。

SNSは手軽かつ即時に情報発信できる大変便利なツールですが、その反面、じっくりと考えることなく情報を発信してしまうと、相手を傷つけたり、ウソの情報を拡散するなど、トラブルの元になりかねません。また、私的な発言が誤解を招き、自身だけでなく家族や周囲の人々、そして学園や所属する校・部署にも危害がおよぶこともあります。

ガイドラインを定めたが、、、

これまでも学園ではSNS利用のためのガイドラインを定め、教職員の皆さんに啓発してきました。

しかしながら、さらに強化が必要という内部の議論の中、想定外の事態をなくため、よりわかりやすい表現や例を追記することで、運用にあたっての注意喚起をさらに行っています。

◆情報セキュリティポリシー「⑥HP・SNS利用スタンダード」

①SNSの種類を現在の利用状況に合わせて修正
②「SNS利用のためのガイドライン」との関連を追記。

◆SNS利用のためのガイドライン(教職員向け)

①SNSの種類を現在の利用状況に合わせて修正
②私的な行為と学園・学校とを結びつけないよう免責文に関する事項を明記
③アカデミック・インテグリティの視点での投稿記事の確認
④情報発信の内容で守秘義務のある情報や機密情報の事例を記載
⑤情報発信の時間に関する注意事項を追加
⑥利用心得に「他人・他組織への批判はしないこと」を追記

 

いかがでしたか?

こうした取り組みを実践することで、透明性の高い学校法人の運営を行なっています。

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学校における個人情報漏えい事故とそれを防ぐためのタイムマネジメント

【投稿日時】2018年06月22日(金)11:27 【カテゴリ】職場環境

こんにちは事務局のKです。

NPO日本ネットワークセキュリティ協会の報告によると、
最近の個人情報の漏えいに関する事故は年間で1,500件以上と言われています。

そしてその原因のほとんどが、ちょっとした不注意によるものです。(誤操作、管理ミス、紛失・盗難)
特に気を付けるべきなのは「USBメモリスティック」です。

ウイルス感染もそうですが、紛失しやすいというリスクもあります。

 

現に学校での事例だけでも多くのUSBメモリスティックの紛失による個人情報漏えいが報告されています。

http://leak00.p-kin.net/Category/4/

(個人情報漏えい事故(事件)一覧【学校抜粋】)

 

小さくて便利ではありますが、自分は大丈夫と気を抜くと個人情報の漏えいにつながってしまうのです。
ウイルス感染はセキュリティソフトによって防ぐことができますが、
紛失や盗難にあってしまうとその時点で大問題となります。

 

仕事を持ち帰ることがないようにスケジューリングをしっかり行い、
効率の良いタイムマネジメントを実践しましょう。

 

最後に効率の良いタイムマネジメント行うための
私のおすすめの技をいくつかご紹介しますので、ぜひお試しください。

<計画的に仕事を行うためのポイント>

1.完璧を目指さずにとりあえず始めてみる

気が重いと思われる仕事でも ”とりあえずこれだけやってみよう” と思って少しだけでも始めてみると以外とさくさく進むと事も多い。

2.To doには必ず優先順位をつけ、相手に関連する事柄を先に片付ける

To doリストを作成する際にはタスクの名前と同時に優先順位を必ず設定する。そして自分以外の人や外部ファクターが関わる事項をなるべく早めに片付ける。

3.重要だが緊急性の低いタスクにフォーカスする事を意識する

最も仕事のできる人は、常に“重要だが緊急性の低い”タスクをこなす事にフォーカスしている。

4.やりたくない仕事は終了日を設定する

やりたくない仕事が全て終わるスケジュールを設定する事で、少し気持ちが楽になる。

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